○いの町文書規程
平成16年10月1日
訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 文書の種類等(第5条・第6条)
第3章 文書取扱者等(第7条―第17条)
第4章 供覧(第18条)
第5章 文書の起案及び施行(第19条―第33条)
第6章 文書の発送(第34条―第36条)
第7章 雑則(第37条・第38条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、事務処理の標準化と合理化を図ることを目的とし、文書の管理については、別に定めるもののほか、この訓令に定めるものとする。
(文書)
第2条 この訓令において「文書」とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして当該行政機関が保有している公文書をいう。
(文書取扱いの要旨)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑かつ適正に行われるように処理されなければならない。
(文書処理の原則)
第4条 文書の処理は、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過及び所在を明らかにしておかなければならない。
第2章 文書の種類等
(文書の種類)
第5条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文書
ア 議案 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第96条等の規定に基づき、議会の議決、承認等を求め、又は議会に報告するもの
イ 条例 法第14条第1項の規定により制定するもの
ウ 規則 法第15条第1項の規定により制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令等の規定に基づき、一般に公表を要するもの又は行政処分で一般に公表を要すると認められるもの
イ 公告 告示以外の文書で一般に公表を要すると認められるもの
(3) 令達文書
ア 訓令 町長が指揮監督の権限に基づいて、住民の権利義務に直接関係のない事項についてその権限を行使するために部内に発する命令で、主として成規(「○○規定」の形式を用いる。)により、公表を要するもの
イ 達 特定の個人又は団体に対して指示又は命令をするもの
ウ 指令 特定の個人又は団体からの申請、願出等に対して許可、認可等の行政処分を行う場合に発するもの
(4) 普通文書
ア 照会 行政機関、個人、団体等に対し、問い合わせをするもの
イ 回答 照会又は依頼に対し、答えるもの
ウ 通知 特定の相手方に対し、一定の事実又は意思を知らせるもの
エ 依頼 行政機関、個人、団体等に対し、一定の事実を頼むもの
オ 報告 上司又は上級の機関に対し、一定の事実又は意思を知らせるもの
カ 諮問 一定の機関に対し、法令上定められた事項及びその他の事項について意見を求めるもの
キ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
ク 進達 経由すべきものとされている申請書、願書等を上級行政庁に送達するもの
ケ 副申 申請書、願書等を進達する場合に意見を付け、上級行政機関に具申するもの
コ 申請 個人、団体等が行政機関又は上級行政機関に対し、許可、認可、承認等一定の行為を求めるもの
サ 建議 諮問機関がその属する行政機関その他関係機関に対し、一定の意見等を申し出るもの
シ 承認 相手方の行為に対し、同意を与えるもの
ス 勧告 権限に基づき、特定の事項について相手方にある処置を勧め、又は促すもの
セ 要請 ある事項について、何らかの処置を強く求めるもの
ソ 要望 ある事項について、何らかの処置を希望するもの
タ 請願 損害の救済その他の事項について希望を述べるもの
チ 陳情 官公庁等に対し、特定の事項についてその実情を訴え、適当な措置を採るように希望を述べるもの
ツ 証明 事実の真実性を証明するもの(証書を含む。)
テ 委嘱 特定の者に対し、一定の義務の執行を委託するもの
ト 契約 申込みと承諾の意思表示の合致を表示するもの
ナ 請書 軽易な内容のもので契約書の作成を省略した場合に主要な事項を記載して後日の証拠とするもの及び引き受けた証として作成するもの
ニ 覚書 契約書に代え、権利義務など重要な事項を明示するもの
ヌ 協定 一定の事項について協議のうえ取り決めるもの
ネ その他 協議、請求、督促等をするもの
(5) 部内文書
ア 伺 町の意思決定をするための手続として、上司又は行政庁の指揮を求めるもの
イ 上申 上司又は行政庁に対し、意見又は事実を述べるもの
ウ 内申 上司又は行政庁に対し、主として人事関係について意見を述べるもの
エ 通達 町長がその所掌事務について、職員に対して、法令の解釈、運用方針等職務上の細目的事項を指示し、その他一定の行為を命ずるもの
オ 辞令 職員に対し、任免、給与等に関して、命令するもの
カ 復命 上司から命ぜられた用務の結果について、報告するもの
キ 事務引継 前任者が担当事務の処理、てん末等を後任者に引継ぐもの
ク 供覧 上司の閲覧に供するもの
ケ 回覧 職員相互に見せるもの
(6) その他の文書 表彰状、感謝状等の儀礼的文書、式辞、書簡、争訟等に関する文書等
(文書番号)
第6条 文書には、次の各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。
(1) 例規文書 議案については、議案、報告、諮問等の区分ごとに暦年による一連番号を付けるものとし、条例については「いの町条例」、規則については「いの町規則」の次に暦年による一連番号を付けるものとし、番号については総務課で付けるものとする。
(2) 公示文書 告示については「いの町告示」の次に暦年による一連番号を付けるものとし、公告については記号及び番号は付けないものとする。
(3) 令達文書 訓令については「いの町訓令」の次に暦年による一連番号を付けるものとし、達及び指令については「いの町達」及び「いの町指令」の次に次号に定める普通文書の記号及び番号を付けるものとする。
(4) 普通文書 普通文書の記号は、当該文書の日付の会計年度(以下「年度」という。)に相当する数字の次に町名の首字1字を、次に所属名の首字1字(総合支所にあっては、総合支所名の首字1字を、次に所属名の首字の1字)又は所属を特定する適当な略称を用い、年度による一連番号を付けるものとする。ただし、同一の所属内において特定の事務について必要があると所属長が認めるものについては、別に記号を設けることができる。この場合において、当該記号は、当該文書の日付の年度に相当する数字の次に町名の首字1字を、次に所属名の首字1字又は所属を特定する適当な略称の次に特定の事務を取扱う係名の首字1字を加えたものとする。
3 普通文書に番号を付ける基準は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 収受文書については、回答を要するもの及び今後の制度運用に係る通達等並びに経過や保管者を明らかにしておく必要があるもの
(2) 収受文書に基づかず町が自発的に発するものについては、経過や保管者を明らかにしておく必要があるもの
第3章 文書取扱者等
(文書取扱者の設置)
第7条 所属(いの町行政組織条例(平成16年いの町条例第12号)第2条に規定する課、いの町総合支所及び出張所設置条例(平成16年いの町条例第13号)第2条に規定する出張所、いの町総合支所及び出張所設置条例施行規則(平成16年いの町規則第6号)第2条に規定する課、いの町病院事業の設置等に関する条例(平成17年いの町条例第8号)第2条及び第4条に規定する仁淀病院等、本川国民健康保険診療所、出納室、紙の博物館及び特別養護老人ホームをいう。)に文書取扱者を置く。
2 前項の文書取扱者には、所属の庶務係長若しくは庶務係又はこれに相当する職にある者のうち、所属長が指定する者をもってこれに充てる。
(文書取扱者の職務)
第8条 文書取扱者は、上司の命を受け、その所属内における次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受、配付及び発送手続の総括に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書及び図書の整理及び管理の総括に関すること。
(4) 文書の編集及び保管の総括に関すること。
(5) 文書の保存及び引継ぎの総括に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書の処理に関し必要なこと。
(総務課長の職務)
第9条 総務課長は、町における文書の管理及びこれに付随する物品の収受及び配付の事務を総括する。
2 総務課長は、各所属の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
(簿冊)
第10条 文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。
(1) 総務課に備えるもの
ア 条例公布簿(様式第2号)
イ 規則公布簿(様式第3号)
ウ 訓令施行簿(様式第4号)
エ 公示令達簿(様式第5号)
オ 議案番号簿(様式第6号)
カ 特殊文書交付簿(様式第7号)
(2) 総合支所住民福祉課に備えるもの
ア 特殊文書交付簿
(3) 本庁及び総合支所の所属に備えるもの
ア 文書件名簿
イ アに掲げるもののほか、必要な簿冊
(4) 本庁及び総合支所以外の所属に備えるもの
ア 文書件名簿
イ 特殊文書交付簿
(1) 一般文書であって所属あての記入のあるものは、開封することなく当該所属に配付すること。
(2) 一般文書で所属あての不明なものは、開封し、関係所属を確認し、当該所属に配付すること。
(4) 特別送達文書、訴訟、訴願、審査請求及び入札書等に係る文書で、収受の日が権利の得失に係るものは受付印を押し、その文書の到達日時を明記して所管所属の文書取扱者に配付し、受領印をとること。
3 送料の未納若しくは不足の文書で官公署又は学校の発送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(勤務時間外に到着した文書)
第12条 勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、守衛又は当直員が収受し、収受した日付ごとに区分して、保管しなければならない。
2 前項の文書は、勤務時間開始後、速やかに、総務課長に引き継がなければならない。
(文書収受の特例)
第13条 軽易若しくは限定的又は一時に多量に収受する文書及び所属の窓口等で直接受理する文書のうち、所属において事務処理上必要と認められるものは、総務課長と協議のうえ、当該所属においてこれを処理することができる。
(配付)
第14条 町に到着した文書で処理が終了した文書は、総務課から各所属の文書取扱者に配付する。ただし、緊急を要する文書は、その都度配付するものとする。
第15条 前条の場合において複数の所属に関連する文書は、総務課長がその配付先を決定し、関係の最も多い所属に配付する。
(配付を受けた文書の取扱い)
第16条 文書の配付を受けた文書取扱者は、特に指定されているもの及び明らかに私信であると認められるものを除き、封筒に入っている場合はこれを開封し、配付文書の右上に受付印を押し、当該受付印の左側に自ら押印し、文書件名簿に必要事項を記入し、文書番号を記入して当該文書の所属長に回付するものとする。
2 文書取扱者が不在の場合において、文書取扱者以外の者が文書を収受する場合は、前項の定めるところによりこれを行うものとする。
3 文書の回付を受けた所属長は、事務担当者に対して必要な指示又は教示をし、起案すべきものは直ちに起案し、速やかに処理させるようにしなければならない。
4 文書の回付を受けた事務担当者は、起案すべきものは直ちに起案し、速やかに処理しなければならない。
(配付文書の誤配)
第17条 文書の配付を受けた文書取扱者又は事務担当者は、配付文書のうち主管でないと認めたものは、文書取扱者にあっては総務課に、事務担当者にあっては文書取扱者に返付するものとし、他の所属に直接転送してはならない。
第4章 供覧
(供覧を要する文書)
第18条 文書の回付を受けた所属長は、次の各号のいずれかに該当する文書については、速やかに町長、副町長、総務課長の順(総合支所にあっては、町長、副町長、総合支所長、次長、住民福祉課長の順)に供覧し、上司にその指示を受けなければならない。
(1) 重要文書又は処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要があるもの
(2) 上級官公庁からの通達等で上司が了知しておくべき必要があると認められるもの
(3) 事務の性質により、その処理が長期の日数を要すると認められるもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、上司に供覧する必要があると思われるもの
2 所属長は、前項の文書のうち、特に重要又は異例な文書については、所属の意見を付し、町長の供覧を受けなければならない。
3 文書の供覧は、当該文書の文書取扱者又は事務担当者が受付印の左上に「供覧」と赤字で記載し、受付印の下周辺に押印して、他の所属に関係するものにあっては、主管の所属、関係の所属の順とし、原則として上司から部下の順により行わなければならない。
4 供覧をした者は、その内容を確認したときは押印し、必要があれば指示又は教示をするものとする。
第5章 文書の起案及び施行
(起案)
第19条 すべて事案の処理は、文書によるものとし、別に定める決裁権者の決裁を受けなければならない。ただし、町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ町長の処理方針を確かめた後に、起案しなければならない。
2 平易かつ明確に起案しなければならない。
3 施行期日が予定されるものは、決裁を受ける余裕をおいて立案し、必要な審議の機会を失なわないように努めなければならない。
4 軽易な文書で当該文書の決裁権者が所属長で合議を必要としないものに限り、起案用紙を用いずに、文書の欄外の余白を利用して起案することができる。
5 同一文例によって起案のできるものは、総務課長と協議のうえあらかじめ帳票化したものを使用することができる。
6 起案に用いる文書は、原則としてA4判とする。ただし、図面、表等で必要があるもの又は書式が定められているものについては、この限りでない。
(1) 原則として黒のインクを用いること。
(2) 起案日欄、処理期限欄には当該日付を記入するものとし、あわせていの町公文書の管理、保管、保存及び廃棄に関する規程(平成16年いの町訓令第6号)第6条に規定する文書の保存期間及び分類番号を記入すること。
(3) 公報紙及び例規集への登載の要否を記入すること。
(4) 開示区分欄には、開示、部分開示又は非開示の区分を記入するとともに、部分開示又は非開示の場合には、いの町情報公開条例(平成16年いの町条例第16号)第6条の規定のいずれに該当するか及びその具体的理由を記入すること。
(5) 決裁欄は、いの町専決規程(平成16年いの町訓令第2号)に定める決裁権者の区分に応じ、不要な部分については、あらかじめ斜線等で消しておくこと。
(6) 合議欄には、いの町行政組織条例施行規則(平成16年いの町規則第5号)等により、必要な合議先を確認し、所属名を記入すること。
(7) 件名は、簡潔に記載すること。
(8) 起案の理由は、その内容が一読して判断できるように簡潔に記載し、経費の支払方法及び根拠法令の抜すい等を付記するとともに、事案の経過を明らかにする関係書類を添付すること。
(決裁)
第21条 決裁をするときは、回議書の所定の欄に押印するものとする。ただし、急を要する場合等は署名をもって押印に代えることができる。
(合議)
第22条 複数の所属に関連する文書は、関係の最も深い所属において起案し、直接関係ある所属に合議しなければならない。
2 文書の合議を受けたときは、直ちに事案を検討し、異議があるときは、主管の所属長と協議し、協議が整わないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
3 合議先は、係長以上とする。ただし、事案の内容により、必要と認めるものについては、係からとする。
4 起案文書で次に掲げるものは、総務課長の合議を受けなければならない。
(1) 例規文書、公示文書及び令達文書に関するもの
(2) 臨時的任用職員及び会計年度任用職員の雇用その他人事に関するもの
(3) 議案に関するもの
(4) 町有財産に関するもの
(5) 入札に係る契約及び特殊な契約
(6) 複数の所属に係る施策の企画又は推進に関するもの
(7) 財務に関するもの
5 合議を求められた者は、内容に異議がないときは、回議書の所定の欄に押印するものとする。
(法令等の審査)
第23条 起案文書で次に掲げるものは、総務課法規担当者の審査を受けなければならない。
(1) 例規文書、公示文書及び令達文書に関するもの
(2) 議案に関するもの
2 審査をした者は、内容に異議がないときは、回議書の所定の欄に押印するものとする。
(回議文書、供覧文書の持回り)
第24条 回議文書又は供覧文書について、決裁又は供覧を受けようとするときは、原則として持ち回りをしないものとする。ただし、緊急に施行を要する文書、機密その他重要な文書については、この限りでない。
2 前項ただし書の場合において、持ち回りで決裁を受けるときは、内容を説明することができる。
(文書の審査)
第25条 決裁又は合議を求められたものは、審査の結果、軽易な修正にとどまるものは、当該部分について赤字で修正のうえ引き続き回議し、事案の本質的修正の必要があるもの又は改案の必要があるものは、当該部分について赤字で修正又は指示事項を記入した付せん等を貼付して起案者に返付するものとする。
(不在代決)
第26条 事務の迅速な処理を図るため、決裁者が不在の場合で緊急を要する文書については、別に定めるところにより、不在代決をするものとする。
(決裁日)
第27条 決裁文書の回議文書(以下「原議書」という。)は、決裁終了後、当該文書の事務取扱者が直ちに決裁年月日を記入しなければならない。
2 所属長決裁であっても、合議が必要なものは、合議を経たときに決裁となったものとする。
3 前2項の規定による処理を終えた文書を正規文書という。
第28条 当該起案文書の担当者は、回付中の起案文書又は決裁済みの起案文書を廃したときは、その旨を決定に関与した者に通知し、内容を変更したときは、再度文書を回付しなければならない。
(1) 軽易な事案にあっては、所属名
(2) 庁内文書にあっては、特に重要な事案を除き、職名
(3) 庁内文書のうち、所属長あての照会その他に対する回答文書で、その内容が専決に属するものにあっては、所属長名
(清書)
第30条 起案文書で、清書又は印刷を必要とするものは、速やかに清書又は印刷をするものとする。
2 清書は、主管所属で行うものとする。
3 清書したときは、回議書の清書欄に押印しなければならない。
(照合)
第31条 清書文書は、清書後直ちに原議書と照合しなければならない。
2 照合したときは、回議書の照合欄に押印しなければならない。
(公印及び契印)
第32条 施行文書には、次の各号に掲げる場合を除き、いの町公印規則(平成16年いの町規則第12号。以下「公印規則」という。)に定める公印及び契印を押さなければならない。
(1) 部内者に対する通達、事務連絡等の文書
(2) 軽易な事案に対する往復文書
(3) 回覧等の文書
(4) 町長が別に定める文書
2 公印規則第8条第1項及び同条第2項に規定する審査及び照合をした者は、回議書の照合欄に押印するものとする。
3 公印を使用したときは、回議書の公印欄に押印しなければならない。
4 一時に多量の文書を発する場合で、印影を印刷する場合は、公印を省略することができる。
5 契約書、登記嘱託書その他とじ替えを禁ずる文書には、割印を押さなければならない。
(施行、発送の日付)
第33条 原議書には、所定の欄に次の各号に掲げるところにより施行及び発送の日を記入しなければならない。
(1) 例規文書、公示文書及び令達文書にあっては、条例公布簿、規則公布簿、訓令施行簿又は公示令達簿に登載した日
(2) 議案については、議案番号簿に登載した日
(3) 前2号以外のものにあっては、その事務を処理し、及び発送した日
2 前項の施行及び発送の日付は、当該文書の取扱者が回議書の所定の欄に記入しなければならない。
第6章 文書の発送
(発送)
第34条 発送文書は、決裁権者の決裁を経た後に、配達、郵送等に区分し、総務課に回付するものとする。ただし、本庁以外の所属で総務課長が特別に認める所属については、その限りではない。
2 総務課は、発送文書の回付を受けたときは次の各号に定めるところにより送付しなければならない。ただし、発送の相手方が返信用の郵送等の料金を負担しているもの及びファックスにより送付するものについては、所属において随時発送するものとする。
(1) 文書配達人等により送達する重要な文書又は物品は、送達簿(様式第10号)に記載して、受領印を徴すること。
(2) 郵送する文書又は物品は、郵便発送簿(様式第11号)に記載すること。
3 原議書には、発送年月日及び発送方法を記入しなければならない。
(庁外文書の発送手続)
第35条 郵送によるものは、所定の封筒を使用し、特殊な取扱いを受けるものは、封筒の表面に書留、速達、親展等の別を明らかにしなければならない。
2 郵送は、原則として料金後納の方法による。ただし、必要に応じて郵便切手又ははがきを使用して行うことができる。
(庁内文書の発送手続)
第36条 庁内文書の配付は、文書取扱者が行う。この場合、特に機密を要し、又は散逸のおそれがあるもののほか、封筒は使用しないものとする。
第7章 雑則
(町議会提出議案)
第37条 町議会に提出する議案の原案及び参考資料は、各主管所属において作成し、町長の決裁を経た後、総務課長に送付しなければならない。
2 総務課長は、前項により送付を受けたときは、町長の決裁を経て速やかに提案の手続をしなければならない。
3 議案番号は、暦年による一連番号とする。
(その他)
第38条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成17年3月30日訓令第14号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年1月29日訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成23年2月21日訓令第4号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第8号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月23日訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月24日訓令第6号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
様式 略