○いの町立小中学校文書管理規程
令和3年1月21日
教育委員会訓令第1号
いの町立小中学校文書管理規程(平成28年いの町教育委員会訓令第2号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この規程は、法令その他別に定めのあるもののほか、いの町立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、校務の効率的運営及び文書事務の適正かつ円滑な実施を図ることを目的とする。
(文書管理の原則)
第2条 文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、常にその取扱いの経過を明らかにしておくとともに、適正に処理及び管理し、事務の効率的な運営をするように努めなければならない。
(1) 文書 職務上作成し、又は取得した書類、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子文書 統合型校務支援システム文書収受機能(以下「文書収受機能」という。)による情報処理の用に供するため、当該システムに記録された文書をいう。
(3) 文書収受機能 電子計算機(演算装置、制御装置、記録装置、入力装置及び出力装置からなる電子情報処理装置をいう。以下同じ。)を利用して文書の収受、起案、発送、保存、廃棄その他の文書に関する事務(以下「文書事務」という。)の処理及び文書にかかる情報の総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。
(文書管理責任者の職務)
第4条 学校に文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、校長をもって充てる。
2 管理責任者は、いの町教育委員会の指導のもと、学校における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任の職務)
第5条 学校に文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置き、管理責任者が指名する。
2 取扱主任は、管理責任者の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書事務処理の促進に関すること。
(2) 文書事務の指導、改善及び調整に関すること。
(3) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(4) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(文書の収受)
第6条 収受した文書(以下「収受文書」という。)は、受付日付印を押し、速やかに管理責任者の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(文書収受機能を利用した収受)
第7条 前条の規定にかかわらず、収受の受理は、文書収受機能を利用して行うことができる。
2 文書収受機能を利用して収受した電磁的記録について、処理経過を明らかにする必要があるものは、次条に規定する収受登録を行い、処理する。ただし、定例的なもの若しくは軽易なものは、この限りでない。
(1) 教育委員会、公共機関、団体等が発する通知、通達、指令のほか、重要と認められるもの
(2) 文書事務の進行管理に必要なもの
(3) その他必要と認められるもの
(文書の処理)
第9条 管理責任者は、収受文書を直ちに閲覧し、処理方針並びに期限及び担当者を定めて取扱主任に指示し、処理させなければならない。
(起案)
第10条 起案は、決裁を受ける文書に起案印を押印して行う。又は起案印を押印することができない場合は、起案印を押印したものに当該文書を添付することができる。
2 起案文書は、起案者から必要に応じて回議し、校長の決裁を受けるものとする。
(文書収受機能を利用した起案)
第11条 前条の規定にかかわらず、文書収受機能を利用して起案する場合は、電子起案(文書収受機能に事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための起案をいう。以下同じ。)の方法により行うものとする。
2 電子起案の方法により起案され、決裁を受ける電子文書は、起案者から文書収受機能により回付し、校長の決裁を受けるものとする。
(浄書及び校合)
第12条 校長の決裁を受けた文書で発送するものは、起案者において浄書し、校合しなければならない。
(発信者名)
第13条 発送文書の発信者名は、校長名とする。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な事案にあっては、学校名を用いることができる。
(学校外へ発送する文書)
第14条 学校外へ発送する文書は、校長の決裁を受けたうえでいの町立小中学校公印規則(平成16年いの町教育委員会規則第15号)の規定により公印を押し、発送の手続をしなければならない。ただし、次に掲げる文書については、押印を省略するものとする。
(1) 各学校相互に交わす文書(特に重要な文書を除く。)
(2) 権利義務に関係のない文書(あいさつ状等)
(3) 資料送付、会議等の通知、照会及び回答文(特に重要な文書を除く。)
2 前項の規定にかかわらず、文書収受機能により学校外へ発送する電子文書については、校長の電子決裁を受けるものとする。
(発送の方法)
第15条 文書の発送方法は、使送、郵送、ファクシミリ、電子メール、文書収受機能の方法により行う。
(文書の分類、整理、保管及び保存)
第16条 文書は、別表により分類、整理、保管及び保存しなければならない。ただし、電子文書は文書収受機能により保存するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、各学校で運用している電磁的記録媒体内の文書(以下「校務用データ」という。)については、いの町立小中学校ファイルサーバー管理のガイドライン(令和2年1月29日いの町教育委員会)に基づき、分類、整理及び保存するものとする。
(文書の保存年限)
第17条 文書の保存年限は、法令その他に定めのあるものを除き、別表のとおりとする。
2 保存年限は、文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。
3 第1項の規定にかかわらず、校務用データの保存年限は5年とする。
(完結文書の編集、保存)
第18条 完結文書は、次に掲げるところに従い、保存する。
(1) 別表の分類番号に従い保存する。
(2) 相互に密接な関係がある2以上の文書は、1件として編集する。この場合において、分類項目を異にするものについては、主たる文書の分類項目により保存する。
(3) 年度文書は、年度ごとに、暦年文書は、暦年ごとに保存する。
2 表紙又は背表紙を付し、年度又は年、分類番号、簿冊名称及び学校名を記載しなければならない。
(文書の持出し)
第19条 文書を学校外に持出すときは、管理責任者の承認を受けなければならない。
2 学校外に持出す文書に個人情報が含まれる場合には、いの町立小中学校における個人情報保護に関するガイドライン(平成29年12月26日いの町教育委員会)に基づき、取扱うものとする。
(文書の廃棄)
第20条 管理責任者は、完結文書が保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。
2 廃棄する文書で、機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、裁断等の処置をとらなければならない。
(その他)
第21条 この規程に定めるもののほか、文書管理に関し、必要な事項は、教育長が別に定める。
附則
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
別表(第16条、第17条、第18条関係)
大分類 | 中分類 | 小分類 | |||||||
継続 | 一般 | 校内文書 | 発送文書 | ||||||
1 総務 | 1 経営 | 1 条例・規則等(経営) | 常 | 21 危機管理情報 | 0 | 51 職員会議録 | 5 5 | ||
2 学校沿革史 | 永 | 22 町校長会資料 | 5 | 52 学校経営計画・学校評価 | 5 | ||||
3 事務引継書 | 10 | ||||||||
4 学校要覧 | 5 | ||||||||
5 学級編制(特別支援学級含む) | 5 | ||||||||
6 教育計画 | 5 | ||||||||
7 事務計画 | 常 | ||||||||
8 危機管理 | 常 | ||||||||
2 総務 | 21 総務関係文書 | 0 | 81 諸願申請・承認・報告文書(総務) | 5 | |||||
22 委嘱状・委任状 | 5 | ||||||||
23 学校訪問関係文書 | 3 | ||||||||
3 調査統計 | 1 検査・監査 | 5 | 51 学力等調査関係 | 5 | |||||
2 調査統計 | 5 | ||||||||
2 教務 | 1 教務 | 1 条例・規則等(教務) | 常 | 21 児童・生徒指導関係文書 | 3 | 51 児童生徒理解関係 | 5 | 81 各種おたより | 1 |
22 募集(応募控・入選等審査結果) | 1 | 52 児童生徒評価関係 | 5 | ||||||
53 教科・教科外指導関係 | 5 | ||||||||
54 児童会・生徒会関係書類 | 5 | ||||||||
55 部活動関係書類 | 5 | ||||||||
56 教育実習 | 5 | ||||||||
2 学籍 | 1 入学関係 | 5 | 51 教科書関係書類 | 5 | 81 報告文書(児童生徒) | 5 | |||
2 指導要録(学籍に関する記録) | 20 | 52 就学時健診 | 5 | 82 諸証明 | 5 | ||||
3 指導要録(指導に関する記録) | 5 | ||||||||
4 指導要録抄本 | 在 | ||||||||
5 転出入関係 | 5 | ||||||||
6 児童・生徒異動関係 | 5 | ||||||||
7 卒業証書授与台帳 | 永 | ||||||||
8 卒業関係 | 5 | ||||||||
9 除籍簿 | 20 ・ 5 | ||||||||
3 行事 | 21 行事関係文書 | 3 | 51 儀式的・文化的行事 | 5 | 81 申請・承認(行事) | 5 | |||
52 健康安全・体育的行事 | 5 | ||||||||
53 遠足・社会見学行事 | 5 | ||||||||
54 勤労生産・奉仕的行事 | 5 | ||||||||
55 修学旅行 | 5 | ||||||||
56 宿泊学習 | 5 | ||||||||
57 体験学習・その他学校行事 | 5 | ||||||||
58 校外学習(計画)伺 | 5 | ||||||||
4 研究 | 1 研究指定関係 | 5 | 21 研究・研修関係文書(案内等) | 0 | 51 校内研 | 5 | 81 報告文書(研修) | 1 | |
52 初任者・年次研修 | 5 | ||||||||
5 進路指導 | 51 進路関係書類 | 5 | |||||||
6 援助 | 1 いの町就学援助事務マニュアル | 常 | 51 就学援助費関係書類 | 5 | |||||
7 保健 | 1 条例・規則等(保健) | 常 | 21 保健関係文書 | 3 | 51 学校医執務記録 | 5 | 81 日本スポーツ振興センター関係文書 | 5 | |
52 児童生徒保健調査票 | 5 | ||||||||
53 就学時検診 | 5 | ||||||||
54 学校環境衛生調査 | 5 | ||||||||
55 健康診断票 | 常 | ||||||||
56 職員健康診断関係 | 5 | ||||||||
57 心臓検診 | 5 | ||||||||
58 結核検診 | 5 | ||||||||
3 人事 | 1 人事・服務 | 1 条例・規則等(人事・服務) | 常 | 21 人事・服務関係文書 | 3 | 51 職員名簿 | 5 | 81 報告文書(県費教職員) | 5 |
2 公務災害・通勤災害(手引き) | 常 | 22 人事発令通知書(県費・町費) | 5 | 52 休暇届・承認簿 | 5 | 82 町費関係文書・勤務報告等 | 5 | ||
3 履歴書(在職者) | 常 | 23 勤務状況証明書 | 5 | 53 週休日等の振替簿 | 5 | 83 非常勤職員等報告文書 | 5 | ||
4 旧職員履歴書 | 永 | 54 代休日の指定簿 | 5 | ||||||
5 宣誓書・着任届 | 5 | 55 職務専念義務免除願 | 5 | ||||||
6 出勤簿 | 5 | 56 研究承認申請書・報告書 | 5 | ||||||
57 旅行届・願 | 1 | ||||||||
2 給与 | 1 条例・規則等(給与) | 常 | 21 給与関係文書 | 3 | 81 給与口座振込申出書 | 常 | |||
2 諸手当(通勤・扶養・住居・児童他) | 常 | 22 給与支給調書(資金前渡職員含む) | 5 | 82 月例報告 | 5 | ||||
3 給与Webシステム関係文書 | 常 | 23 給与所得支払明細書 | 7 | 83 報告文書(給与) | 5 | ||||
24 給与発令通知書 | 5 | 84 年末調整資料 | 常 | ||||||
3 旅費 | 1 条例・規則等(旅費) | 常 | 21 旅費関係文書 | 3 | 51 旅費債権者登録 | 5 | 81 報告文書(旅費) | 5 | |
2 旅費システム関係文書 | 常 | 52 旅行命令簿 | 5 | ||||||
53 出張伺兼命令 | 5 | ||||||||
54 校外勤務簿 | 5 | ||||||||
55 旅費出納簿等 | 5 | ||||||||
56 私有車登録簿 | 5 | ||||||||
4 福利厚生 | 1 条例・規則等(共済・互助会) | 常 | 21 福利厚生関係文書 | 3 | 81 報告・請求(福利厚生) | 3 | |||
2 貸付規程 | 常 | 22 組合員・被扶養者現況表 | 常 ・ 1 | ||||||
3 福祉事務の手引き | 常 | ||||||||
4 財務 | 1 管理 | 1 条例・規則等(管理) | 常 | 21 施設・物品管理関係文書 | 5 | 51 安全点検 | 5 | 81 報告文書(管理) | 5 |
2 施設台帳(電気・ガス等) | 常 | 22 パソコン管理 | 常 ・ 5 | 52 備品点検表 | 5 | 82 備品関係申請・承認・報告書 | 5 | ||
3 備品台帳 | 5 | 23 各点検報告書 | 5 | ||||||
4 建築設計図 | 常 | ||||||||
5 設備配線図 | 常 | ||||||||
2 給食 | 1 条例・規則等(給食) | 常 | 21 給食関係文書 | 3 | 51 検食簿 | 5 | 81 食数関係報告書 | 5 | |
22 献立表 | 3 | 52 日常点検表 | 5 | 82 給食報告書 | 5 | ||||
23 現場献立表 | 3 | 53 給食日誌 | 5 | ||||||
54 作業工程表 | 5 | ||||||||
55 作業動線図 | 5 | ||||||||
56 検収簿 | 5 | ||||||||
57 アレルギー関係 | 5 | ||||||||
58 検便結果 | 5 | ||||||||
3 予算 | 1 条例・規則等(予算) | 常 | 21 予算関係文書 | 5 | 51 校内資料(予算) | 5 | 81 報告文書(予算) | 5 | |
2 予算書 | 5 | 52 支出負担行為書・予算出納簿 | 5 | ||||||
3 いの町学校配当予算差引事務マニュアル | 常 | 53 郵券受払簿 | 5 | ||||||
54 補助金関係書類 | 5 | ||||||||
4 学校預り金 | 1 財務取扱について | 常 | 51 預り金会計(学年・学級・給食他) | 5 | |||||
5 渉外 | 1 PTA | 1 PTA規約 | 常 | 21 PTA関係文書 | 3 | 51 PTA事務局関係書類 | 5 | 81 PTA事務局発送文書 | 5 |
52 PTA会計 | 5 | ||||||||
2 諸団体 | 21 諸団体関係文書 | 1 | 51 学校運営協議会 | 1 | 81 諸団体発送文書 | 1 | |||
22 地域行事 | 1 | 52 後援会 | 1 | ||||||
23 保幼・小・中・高 | 1 | ||||||||
24 補導委員会・学警連 | 1 | ||||||||
25 社会福祉・民生委員会 | 1 | ||||||||
※この分類を基本に、各校で分冊・仕切りなどにより分類する。