○いの町立小中学校文書管理規程

平成28年3月22日

教育委員会訓令第2号

(目的)

第1条 この規程は、別に定めのあるもののほか、いの町立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、校務の効率的運営及び文書事務の適正かつ円滑な実施を図ることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、常にその取扱いの経過を明らかにしておくとともに、事務の効率的な運営をするように努めなければならない。

(文書管理責任者及び文書取扱主任)

第3条 学校に文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、校長をもって充てる。

2 管理責任者は、文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置く。管理責任者が取扱主任を指名する。

(管理責任者及び取扱主任の職務)

第4条 管理責任者は、教育委員会の指導のもと、学校における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

2 取扱主任は、管理責任者を補佐し、校内における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書事務処理の促進に関すること。

(2) 文書事務の指導、改善及び調整に関すること。

(3) 文書の収受及び発送に関すること。

(4) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

(文書事務に必要な帳簿)

第5条 学校に次の帳簿を備える。

(1) 文書受付簿

(2) 簿冊保存(廃棄)目録

(3) 刊行物台帳

(帳簿の整理)

第6条 帳簿は、年度によって処理しなければならない。

2 年度末には簿冊保存(廃棄)目録を作成し、文書管理責任者は確認し押印する。

(文書分類表)

第7条 すべての文書は、別表により分類、整理、保管及び保存しなければならない。

(文書の収受)

第8条 学校に到着した文書(ファクシミリ及び電子メールによる文書を含む。)は、文書の余白に受付日付印を押し、文書受付簿に記載しなければならない。ただし、処理経過を明らかにする必要のないものについては、文書受付簿への記載を省略することができる。

(文書の処理)

第9条 管理責任者は、収受した文書を直ちに閲覧し、処理方針及び処理期限を定めて、取扱主任に指示し、処理させなければならない。

(起案)

第10条 起案は決裁を受ける文書に起案印を押印して行う。又は起案印を押印することができない場合は、起案印を押印したものにその文書を添付することができる。

2 起案文書は、必要に応じて回議し、起案者から教頭を経て校長の決裁を受けるものとする。

(浄書)

第11条 浄書を必要とする文書は、起案者において浄書し、管理責任者、取扱主任、又は教頭に審査を受けなければいけない。

(発信者名)

第12条 発送文書の発信者名は、校長名とする。

2 前項の規定にかかわらず、軽易な事案にあっては、学校名を用いることができる。

(公印の押印)

第13条 校外へ発送する文書は、校長の承認を受けたうえでいの町立小中学校公印規則(平成16年いの町教育委員会規則第15号)の規定により公印を押し、発送の手続をしなければならない。ただし、次に掲げる文書については、押印を省略するものとする。

(1) 各学校相互に交わす文書(特に重要な文書を除く。)

(2) 権利義務に関係のない文書(あいさつ状等)

(3) 資料送付、会議等の通知、照会及び回答文(特に重要な文書を除く。)

(発送方法)

第14条 文書の発送方法は、使送、郵送、ファクシミリ、電子メールにより行う。

(文書の保存年限)

第15条 文書の保存年限は、法令その他に定めのあるものを除き、別表のとおりとする。

(保存年限の計算)

第16条 保存年限は、文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。

(完結文書の編集、保存)

第17条 完結文書は、次に掲げるところに従い、保存する。

(1) 文書は、別表の分類番号に従い保存する。

(2) 相互に密接な関係がある2以上の文書は、1件として編集する。この場合において、分類項目を異にするものについては、主たる文書の分類項目により保存する。

(3) 年度文書は、年度ごとに、暦年文書は、暦年ごとに保存する。

2 表紙又は背表紙を付し、年度又は年、分類番号、簿冊名称及び学校名を記載しなければならない。

(保存文書の持出し)

第18条 保存文書の持出しをする場合は、管理責任者の承認を受けなければならない。

(簿冊の廃棄)

第19条 管理責任者は、簿冊が保存年限を経過したときは簿冊保存(廃棄)目録に記入し、速やかに廃棄しなければならない。

2 廃棄する簿冊で機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、裁断等の処置をとらなければならない。

(その他)

第20条 この規程に定めるもののほか、文書管理に関し、必要な事項は、教育長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月21日教委訓令第1号)

この訓令は、平成29年3月21日から施行する。

別表(第7条、第15条、第17条関係)

大分類

中分類

小分類

継続文書


校外から


校外へ


校内文書


1 総務

1 総務

10 通達文書(総務)

31 町校長会資料

5



71 職員会議録

5

11 例規集

32 危機管理関係

5



72 危機管理マニュアル

12 学校沿革史







13 学校要覧

5







14 学級編制

5







15 教育計画

5







16 学校評価

5







2 庶務

11 簿冊保存(廃棄)目録

31 通知・依頼(県)

5

51 申請・承認・報告

5

71 学校日誌

5

12 調査統計

5

32 通知・依頼(町)

5



72 文書受付簿

5



33 委嘱

5





2 教務

1 総務

11 指導要録(学籍)

20

31・51 教科書関係

5

71 児童生徒名簿

5

12 指導要録(指導)

5

32 指導要録関係

5





13 指導要録抄本

33 児童生徒異動関係

5





14 除籍簿

5







15 出席簿

5







16 新入学関係

5







17 転出入関係

5







18 卒業関係

5







19 卒業証書授与台帳







2 指導

11 教育実習

5

31 進路関係

5

51 学校だより(保健他含む)

5

71 児童・生徒会

5



32 児童・生徒指導関係

5

52 学年・学級だより

5

72 児童・生徒関係(理解・評価)

5



33 募集関係

1



73 教科・領域指導関係

5







74 進路指導

5







75 校外学習計画

5

3 保健

10 通達文書(保健)

31 保健関係

5

51 日本スポーツ振興センター発送文書

5

71 学校環境衛生検査

5



32 日本スポーツ振興センター関係

5



72 児童・生徒健康診断票

5



33 検査・検診結果

5



73 職員健康診断票

5

4 行事

11 各学校行事

5



51 申請・承認(行事)

5

71 学校行事関係

5







72 集団宿泊・旅行的行事

5

5 給食

10 通達文書(給食)

31 給食関係

5

51 給食報告書

5

71 検食簿

5



32 献立表

5

52 牛乳受領確認書

5



6 就学援助

10 通達文書(就学援助)

31・51 就学援助関係

5





32・52 特別支援教育就学奨励費

5





33・53 生活保護関係

5



3 研修

1 研修



31 研究会・研修会案内

0

51 報告文書(研修)

1

71 校内研修

5

32・52・72 年次研修関係

5







4 人事

1 人事・服務

10 通達文書(人事服務)

31 人事・服務関係

5

51 報告文書(人事・服務)

5

71 職員名簿

5

11 履歴書

32 人事発令通知書

5

52 職務専念義務免除

5

72 週休日の振替簿

5

12 旧職員履歴書

33 勤務状況証明書

5


5

73 休暇届・承認簿

5

13 宣誓書・着任届

5

34・53 異動に伴う申し送り事項

5

74 研修承認申請書・報告書

5

14 出勤簿

5

35・54 町職員関係(人事・服務)

5

75 旅行届・願

5

15 公務・通勤災害

5





76 代休日の指定簿

5

2 給与

10 通達文書(給与)

31 給与関係

5

51 給与口座振込申出書

71 特殊勤務実績簿

5

11 通勤届

32 給与支給調書(期末勤勉手当別冊)

5

52 月例報告

5

72 教員特殊業務整理簿

5

12 扶養親族届

33 給与発令通知書

5

53 昇給内申

5

73 時間外勤務命令簿

5

13 住居届

34 給与所得支払明細書

7

54 年末調整申告書・資料

1



14 児童手当







15 へき地・準ずる手当







16 単身赴任手当







3 旅費

10 通達文書(旅費)

31 旅費関係

5

51 報告文書(旅費)

5

71 私有車登録簿

5

11 旅費支援システム





72 出張伺兼校外勤務簿

5







73 旅行命令簿

5







74 校外勤務簿

5







75 出納簿等

5

4 福利厚生

10 通達文書(福利厚生)

31 共済・互助会関係

5

51 報告・請求(福利厚生)

5



11 貸付規程

32 組合員・被扶養者現況表

最新分





5 財務

1 管理

11 施設台帳

31 施設管理関係

5

51 報告文書(管理)

5

71 安全点検

5

12 備品台帳

32 物品関係

5







33 各点検報告書

5







34 情報関係

5





2 予算

11 予算書

5

31 補助金関係

5

51 報告文書(予算)

5

71 校内資料

5



32 予算関係

5

52 補助金関係

5

72 支出負担行為書

5





53 次年度予算要求関係

5

73 出納簿

5







74 郵券受払簿

5

3 会計



31 集金関係

5



71 学年・学級会計

5





72 給食会計

5





73 その他会計

5

6 渉外

1 PTA

11 PTA規約

31 PTA関係

5

51 PTA発送文書

5

71 PTA名簿

5







72 PTA組織(各部)

5







73 PTA会計

5

2 諸団体関係



31 諸団体関係

1

51 諸団体発送文書

1



※この分類を基本に、各校で分冊・仕切りなどにより分類する。

※4―2―52、4―2―71~73はまとめて綴じても良い。

いの町立小中学校文書管理規程

平成28年3月22日 教育委員会訓令第2号

(平成29年3月21日施行)