○いの町議会事務局処務規程

平成16年10月8日

議会訓令第2号

(趣旨)

第1条 この訓令は、いの町議会事務局(以下「事務局」という。)の組織その他必要な事項について定めるものとする。

(事務局長)

第2条 事務局長は、議長の命を受け、事務を処理し、職員を指揮監督する。

(事務分掌)

第3条 事務局に庶務係を置く。

2 庶務係は、概ね次に掲げる事務を処理する。

(1) 職員名簿、委員名簿及び議員名簿並びに履歴簿の整備に関すること。

(2) 文書の収受、発送、保管に関すること。

(3) 議会に属する予算及び経理事務に関すること。

(4) 公有財産の管理及び物品の取得、管理等に関すること。

(5) 職員の任免、給与、賞罰及び身分に関すること。

(6) 職員の服務及び規律、厚生に関すること。

(7) 公印の管理に関すること。

(8) 議会関係諸規程の制定、改廃に関すること。

(9) 儀式、接待及び交際に関すること。

(10) 慶弔に関すること。

(11) 議長会に関すること。

(12) 議員共済会に関すること。

(13) 議員の公務災害に関すること。

(14) 議員互助に関すること。

(15) 議会職員連絡協議会に関すること。

(16) 議事日程及び諸報告に関すること。

(17) 議案、請願、陳情、決議及び意見書等に関すること。

(18) 議会の本会議に関すること。

(19) 会議録、その他会議録の調製保管に関すること。

(20) 会議の傍聴人に関すること。

(21) 委員会、公聴会に関すること。

(22) 議員協議会、議会運営委員会、常任委員会及び特別委員会に関すること。

(23) 議場その他会議室の管理、取締に関すること。

(24) 議会図書室の整備、管理に関すること。

(25) 議案の審議に必要な資料の調製に関すること。

(26) 町政に関する調査、検査及び情報の収集、整理に関すること。

(27) 法令の調査、研究に関すること。

(28) 議会の広報に関すること。

(29) 前各号に定めるもののほか、議事及び調査に関すること。

3 事務局に必要と認める場合は、庶務係長を置くことができる。

(決裁)

第4条 すべての事案は、所定の手続を経た後、議長の決裁を受けて施行しなければならない。

(専決)

第5条 事務局長は、議長の決裁を経なければならない事務を専決することができる。ただし、次の各号のいずれかに該当するものについては、議長の決裁を受けなければならない。

(1) 重要と認められるもの

(2) 異例に属し、又は先例となるおそれがあるもの

(3) 紛議若しくは論争があるもの又は処理の結果、紛議若しくは論争を生ずるおそれがあるもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、議長において事前に了知しておく必要があると認められるもの

(事務局長の専決事項)

第6条 次に掲げる事項は、事務局長において専決することができる。

(1) 事務局長を除く職員の職務に専念する義務の免除に関すること。

(2) 職員の出張、休暇、欠勤、早退及び忌引に関すること。

(3) 各種統計資料の収集に関すること。

(4) 職員の時間外勤務命令に関すること。

(5) 他の印刷に関すること。

(6) 議場及び附属室の使用に関すること。

(7) 軽易な申請、照会、回答及び通知に関すること。

(8) その他軽易な事項の処理に関すること。

(代決)

第7条 事務局長が不在のときは、指定された職員が代決することができる。

2 代決した事項は、軽易な事項を除き、速やかに後閲を受けなければならない。

(収受文書の取扱)

第8条 収受文書は、庶務係で、次の区分によって処理しなければならない。

(1) 親展文書その他開封を不適当と認める文書のほかは、開封して日付印を押し、主務係に配付すること。

(2) 親展文書は、日付印を押し、封かんのまま事務処理簿に記載して各宛人に配付すること。

(3) 現金又は金券のついた文書は、その文書余白に、金額又は金券の種類及び額面を記入し、事務処理簿に記載し、各宛人に配付し、受領印を徴すること。

(文書の処理)

第9条 文書の配布を受けたときは、速やかに処理し、上司の決裁を受けなければならない。

2 重要又は異例に属する文書は、その処理につき上司の指揮を受けなければならない。

(文書の浄書及び発送)

第10条 決裁済の文書で、発送しなければならないものは、浄書校合し、番号を記入のうえ、公印を押して発送しなければならない。

2 発送済文書には、施行年月日を記入して、主務係に返付しなければならない。

(文書の編さん及び保存)

第11条 完結又は使用済みの文書は(以下「完結文書」という。)は、編さんし保存しなければならない。

2 完結文書の保存年限及び分類は、別表によらなければならない。

(備品台帳等の備え付け)

第12条 庶務係に備品台帳を備えて、その保管整理状況を明確にしなければならない。

(事務処理)

第13条 第8条から前条まで及び別に定めるもののほか、事務処理については町長部局の例による。

(服務)

第14条 職員の執務時間、休暇及び勤務条件については、別に定めるもののほか、町長部局の例による。

(復命)

第15条 出張を命ぜられた職員は、帰庁後速やかに口頭をもって報告し、5日以内に復命書を提出しなければならない。ただし、軽易な事件については、復命書の提出を省略することができる。

(事務の引継ぎ)

第16条 出向、配置換、退職又は休職の場合は、担任事務で説明を要するものは、速やかに説明書を添えて後任者又は上司の指示した者に引き継がなければならない。

(雑則)

第17条 この訓令により難い事情がある場合には、他に定めがある場合を除き、議長の決裁を経て特別の取扱いをすることができる。

附 則

この訓令は、公表の日から施行し、平成16年10月1日から適用する。

別表(第11条関係)

第1種(永久保存)

1 議会会議録の正本及び議決、議案等に関する文書

2 条例、規則等及び通達等で例規となるもの

3 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの

4 統計で重要なもの

5 前各号に掲げるもののほか、永久保存の必要があると認める文書

第2種(10年保存)

1 委員会記録及び議長会等の記録文書

2 通達等でやや重要な文書

3 報告、届出、復命、調査等の文書でやや重要なもの

4 請願及び陳情の文書

5 前各号に掲げるもののほか、10年間保存の必要があると認める文書

第3種(2年間保存)

1 通達等で重要でないもの

2 原簿、台帳等の簿冊で重要でないもの

3 会計上の文書及び帳簿で決算を終わったもの

4 報告、届出、復命、調査等の文書で重要でないもの

5 旅行命令(依頼)簿

6 出勤簿

7 前各号に掲げるもののほか、2年間保存の必要があると認める文書

いの町議会事務局処務規程

平成16年10月8日 議会訓令第2号

(平成16年10月8日施行)